Since almost a year I am completely self-employed as a blogger/instagrammer but also as a freelance graphic designer/art director–you may have noticed this. But what you may not know is that for the first six months I rented an office in Zurich, simply because I was afraid to work from home. Home office phobia I’d say. I was worried that I was not productive enough, that I slept too long and that I didn’t have the right equipment. And that’s just a small excerpt from the many thoughts I had right before I became self-employed, which motivated me to take an office. To make a long story short: I was there only about six times in half a year.

Instead, the home office quickly turned out to be ideal for me, even though I first had to lay down a few rules. Maybe even some of them to outwit myself–by the way, I can do that quite well, especially when it comes to food, e.g. when I only cut off half a piece of cake, because that’s actually enough. But then, an hour later, I still get the other half (and maybe an additional half after all). Who knows it? Ok, now I went off topic–again–that is also such a problem. But today it’s not about problems, it’s about solutions. So I’d like to share 5 personal tips to work more focused and productive when working from home.

Creating a routine. This means that I always get up at about the same time during the week (about 6.45 am) and start working at about the same time too. In general it helps to plan more or less fixed working hours (e.g. 8 to 5). But it also means that I don’t just sit at the computer in a pajama but rather get dressed like when I go to the office. Of course, I also treat myself to a pajama day once in a while, but not too often as it just makes it harder for me to get into work mode.

Different workplaces. On this point, perhaps some people disagree with me and perhaps it also contradicts with the routine mentioned above. But I like to keep changing my workplace. Not every hour or every day of course, but rather on a project-by-project basis. Sometimes I work in the living room, but most often I tend to work in the kitchen, and sometimes I just have to go out and sit in a cafe with my laptop for a few hours just to be surrounded by some people and their voices. Usually, I always look for places that don’t distract me too much and usually orient my workplace in such a way that there is no visual distraction (e.g. often I face against a wall instead of into the room).

The light. Good lighting has a positive effect on our concentration, reduces error rates and ultimately increases productivity. Today, it is generally known that so-called blue light, e.g. from smartphones, keeps us awake and therefore messes up our sleep cycle and I’m sure we have all noticed that flickering light, on the other hand, quickly makes our eyes tired. So light has a noticeable effect on our bodies and because we spend 90% of our time indoors, investing in the right light source is truly essential. Especially for me, because I spend most of my time in the same room with the same light. That’s why I chose to get the smart Dyson Lightcycle. It can adapt to daylight and thus supports the inner body clock. The special thing about the Lightcycle is that it adjusts the light temperature and brightness throughout the entire day. It regulates the blue part of the light according to the daylight on site, and thus offers a constant light quality at any time of day. In addition, the intelligent lamp can be controlled via an app and has several pre-programmed modes to support specific activities. For example, the study mode, for desk work (I use it most), the relax mode, with warmer and darker light that provides relaxation but is still bright enough to read, or the wake-up mode, for a natural wake-up environment where the Dyson light switches on at a defined time and then becomes continuously brighter. The daylight of the Dyson Lightcycle is also great for my work as a graphic designer, when I work and evaluate photos in the evening/night, for example. The right lighting is essential to ensure that the colors are also correct in daylight. Because depending on the temperature of the ambient light, colors appear completely different. And apropos changing workplaces: This is another advantage of the Dyson Lightcycle, it is a floor lamp, so I can easily take it with me from room to room!

Social contacts. Anyone who works in a company automatically has social contacts with employees and customers during the day. As a home office freelancer, however, I often happen to be alone all day long. This makes it all the easier to get distracted from social media and whatsapp and that’s why you should either turn your smartphone over so you don’t see its screen all the time or if it’s not even needed for work, store it in another room or at least not within easy reach. As mentioned above, I also like to work in a café from time to time, instead of at home, because I simply need a busier environment for certain tasks e.g. when I have to be creative.

To-do lists and deadlines. I got used to doing the most urgent administrative work first. This means that I usually work through my e-mails by noon and use the afternoon for creative work. Sure, sometimes it’s the other way round, but I divide up certain times for certain work. Every evening I also write a to-do list for the next day. If it is particularly large, I set priorities. For long-term projects that are not that urgent, I always set myself a deadline, because if there are other unplanned projects coming in, it will be tight in the end. That’s why my motto is: Rather finish the work you can do, instead of procrastinating it an undefined time.

Seit knapp einem Jahr bin ich komplett selbständig als Bloggerin/Instagrammerin aber auch als freischaffende Grafikerin/Art Director unterwegs – dies hast du vielleicht mitbekommen. Was du aber vielleicht nicht weisst, ist, dass ich das erste halbe Jahr lang extra ein Büro in Zürich mietete, ganz einfach, weil ich Angst davor hatte, von Zuhause zu arbeiten. Home Office Phobie quasi. Ich hatte Bammel davor, dass ich zu wenig produktiv sei, zu lange schlafe und nicht das richtige Equipment haben würde. Und das ist bloss ein kleiner Auszug aus den vielen Gedanken, die ich mir gemacht habe, bevor ich selbständig wurde und die mich dazu motivierten, mir ein Office zu nehmen. Um es kurz zu machen: Ich war in einem halben Jahr bloss ca sechsmal da.

Stattdessen hat sich das Home Office schnell doch als ideal für mich entpuppt, auch wenn ich mir dafür erst einmal einige Regeln aufsetzen musste. Vielleicht auch manche davon, um mich selbst zu überlisten – das kann ich übrigens ganz gut, insbesondere wenn es ums Essen geht, und ich mir bloss ein halbes Stück Kuchen abschneide, weil das ja eigentlich reicht. Mir die andere Hälfte (und vielleicht doch noch eine zusätzliche Hälfte) dann aber eine Stunde später doch noch gönne. Wer kennts? Ok, jetzt bin ich abgeschweift – mal wieder – das ist auch so ein Problem. Aber heute gehts gar nicht um Probleme, sondern um Lösungen. Ich gebe euch meine 5 persönlichen Tipps, um fokussierter und produktiver Zuhause arbeiten zu können.

Eine Routine schaffen. Das heisst, dass ich unter der Woche immer ungefähr zur gleichen Zeit (ca. 6.45 Uhr) aufstehe und um ungefähr die gleiche Uhrzeit mit der Arbeitet starte. Generell hilft es, sich mehr oder weniger feste Arbeitszeiten einzuplanen (z.B. 8 – 17 Uhr). Es heisst aber auch, dass ich mich eben nicht im Pjama an den Computer setzte, sondern mich erstmal, wie wenn ich ins Büro gehe, parat mache und anziehe. Klar, gönne ich mir auch einmal einen Pjamatag, das ist aber nicht die Regel, weil ich dann einfach schwerer in den Arbeitsmodus komme.

Neue Arbeitsplätze. In diesem Punkt stimmen mir vielleicht einige nicht zu und vielleicht widerspricht er sich auch mit der erwähnten Routine oben. Aber ich mag es, meinen Arbeitsplatz immer wieder zu wechseln, also nicht stündlich oder täglich, sondern eher projektbezogen. Manchmal arbeite ich im Wohnzimmer, ganz oft aber in der Küche und manchmal muss ich einfach raus unter Leute und setze mich deshalb mit meinem Laptop für ein paar Stunden in ein Cafe. Ich suche mir immer Orte, die mich wenig ablenken und richte meinen Arbeitsplatz auch meistens so aus, dass keine optische Ablenkung entsteht (also z.B. oft gegen eine Wand, anstelle von in den Raum hinein).

Das Licht. Gutes Licht wirkt sich positiv auf unsere Konzentration aus, senkt Fehlerquoten und erhöht letztendlich die Produktivität. Heute ist allgemein bekannt, dass uns sogenanntes Blaulicht, z.B. durch Smartphones, wach hält und dadruch unseren Schlafzyklus durcheinanderbringt und wir alle haben auch schon bemerkt, dass hingegen flackerndes Licht unsere Augen schnell müde macht. Licht hat also merklichen Einfluss auf unseren Körper und weil wir ganze 90% unserer Zeit in geschlossenen Räumen verbringen, ist die Investition in die richtige Lichtquelle essentiel. Inbesondere für mich, da ich mich arbeitsbedingt ja grösstenteils im selben Raum mit dem gleichen Licht aufhalte. Ich habe mich deshalb für die smarte Dyson Lightcycle entschieden, da sie sich am Tageslicht anpassen kann und somit die innere Körperuhr unterstützt. Das Besondere an der Lightcycle Arbeitsplatzleuchte ist nämlich, dass sie die Lichttemperatur und Helligkeit den ganzen Tag über anpasst. Sie reguliert den blauen Lichtanteil in Anlehnung an das Tageslicht vor Ort, und bietet somit für eine konstante Lichtqualität zu jeder Tageszeit. Ausserdem kann die intelligente Leuchte via App gesteuert werden und besitzt mehrere vorprogrammierte Modi, die bestimmte Tätigkeiten unterstützten. Beispielsweise den Study-Modus, für Schreibtischarbeit (verwende ich am meisten), den Relax-Modus, mit wärmerem und dünklerem Licht, der für Entspannung sorgt, aber trotzdem noch hell genug ist um zu Lesen oder den Wake-Up-Modus, für eine natürliche Aufwachumgebung, bei dem die Dyson Leuchte zum definierten Zeitpunkt einschaltet und danach kontinuierlich heller wird. Super ist das Tageslicht der Dyson Lightcycle auch für meine Arbeit als Grafikerin, wenn ich abends/nachts beispielsweise Fotos bearbeite und beurteile. Da ist die richtige Beleuchtung massgebend, damit später auch am Tageslicht die Farben korrekt sind. Denn je nach Temperatur des Umgebungslicht, wirken Farben komplett anders. Ach und apropos wechselne Arbeitsplätze: Dies ist ein weiterer Pluspunkt der Dyson Lightcycle, es ist eine Standleuchte, ich kann sie also ganz einfach von Raum zu Raum mitnehmen!

Soziale Kontake. Wer in einem Unternehmen arbeitet, hat tagsüber automatisch soziale Kontakte mit Mitarbeitenden und auch Kunden. Als Home-Office-Selbständiger bin ich hingegen oft den ganzen Tag alleine. Da lässt man sich umso schneller von Social Media und Whatsapp ablenken. Deshalb: Das Smartphone umgedreht hinlegen oder, wenn es gar nicht zum Arbeiten benötigt wird, in einen anderen Raum oder zumindest nicht in griffbereit lagern. Wie oben bereits erwähnt, arbeite ich ab und an auch gerne in einem Café, statt Zuhause, weil ich für bestimmte Aufgaben einfach eine belebtere Umgebung brauche.

To-Do-Listen und Deadlines. Ich habe mir angewöhnt, die dringendsten, administrativen Arbeiten direkt als erstes zu erledigen. Das heisst, ich arbeite meine E-Mails bis Mittag ab und nutze den Nachmittag hingegen eher für kreative Abeiten. Klar, teilweise ist es umgekehrt, aber ich teile mir bestimmte Zeiten für bestimmte Arbeiten ein. Ausserdem schreibe ich jeden Abend eine To.Do-Liste für den nächsten Tag. Wenn sie besonderes gross ist mit Prioriäten. Für langfristige Projekte, die nicht eilen, setze ich mir stets eine Deadline, denn wenn doch ungeplant zusätzliche andere Aufträge kommen, wird es schlussendlich knapp. Deshalb ist meine Motto: Lieber möglichst rasch erledigen, was sich erledigen lässt.

Photos by Rahel Bühler
Edit & Art Direction by yours truly
In collaboration with Dyson